Ditengah gempuran teknologi canggih yang diterapkan pada berbagai bidang, kegiatan surat menyurat pun turut mengalami perkembangan teknologi. Dimana pada saat ini peran tanda tangan basah yang disertai dengan legalitas penggunaan stempel sudah mulai ditinggalkan. Dimulai pada akhir Tahun 2020, Pemerintah Desa Sadang sudah menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) sebagai pengganti tanda tangan manual dan menggunakan stempel. Landasan penggunaan tanda tangan elektronik adalah Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, yang mewajibkan Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) memiliki sertifikat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas lainnya sebagai status subjek hukum dalam transaksi elektronik
Kini surat tidak lagi diketik secara manual dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office. Aplikasi SEPASI (Sistem Pengelolaan Arsip Surat Internal) sudah diterapkan dan menggantikan penggunaan surat manual dan penggunaan tanda tangan basah. Didalam aplikasi SEPASI ini segala draft surat menyurat di Pemerintahan Desa sudah tersedia, berikut dengan kode surat. Sehingga dalam pembuatan surat, admin tidak lagi mengetikkan surat secara manual. Admin hanya perlu melakukan login pada Aplikasi SEPASI kemudian mencari draft surat yang diinginkan. Selanjutnya admin hanya perlu mencari NIK dari warga yang ingin membuat surat dan kemudian akan muncul seluruh data mengenai warga tersebut. Setelah data tersedia secara lengkap, admin memasukkan tujuan atau keperluan surat tersebut dibuat dan surat pun sudah jadi.
Setelah surat selesai dibuat oleh admin dengan menggunakan SEPASI, langkah selanjutnya adalah tinggal menunggu verifikasi dari Kepala Desa. Kepada Desa akan menerima notifikasi pada smartphone yang berisi perintah untuk mem-verifikasi surat sekaligus membubuhkan tanda tangan elektronik (TTE). Apabila Kepala Desa sudah membubuhkan TTE, maka surat tersebut sudah bisa di cetak tanpa perlu menggunakan stempel basah. Stempel basah dan tanda tangan akan secara otomatis tergantikan oleh Barcode yang sudah sah dan dilegalkan oleh Pemerintah Pusat.
Penggunaan TTE di Pemerintah Desa Sadang selama ini sangat memudahkan masyarakat yang ingin melakukan pembuatan surat menyurat di Balai Desa. Warga tidak perlu lagi menunggu kedatangan Kepala Desa di Balai Desa untuk meminta tanda tangan tas surat yang dibuat. Hal ini pun secara langsung juga memudahkan Kepala Desa yang sedang berhalangan hadir di Kantor Balai Desa. Sehingga administrasi surat menyurat tidak mengalami keterlambatan dan penumpukan akibat belum di tandatanganinya surat tersebut oleh Kepala Desa.
Menurut penilaian yang dilakukan oleh Pemerintah Desa Sadang, warga sangat terbantu dengan adanya sistem TTE ini. Warga bisa mengurus surat dengan cepat tanpa perlu lagi menunggu kedatangan Kepala Desa. Surat bisa dikerjakan dan dicetak dalam waktu kurang dari 60 menit. Sehingga warga dapat melanjutkan aktifitas kembali dan tidak perlu meninggalkan pekerjaan untuk mengurus surat di Kantor Balai Desa. (@gus_sung)
Posting Komentar